Setiap upacara topping-out adalah acara besar – setidaknya bagi klien. Hampir pasti Anda ingin berbagi momen ini dengan teman, kenalan, saudara, atau bahkan pelanggan dan mitra bisnis. Biasanya, ini hanya berfungsi dengan surat undangan. Dan kata-kata yang tepat sangatlah penting. Cukup alasan untuk melihatnya lebih dekat.
Dasar
Upacara topping out merupakan semacam tonggak sejarah dalam pembangunan sebuah gedung. Ini menandai selesainya tahap pertama konstruksi yang penting. Tentu saja hal ini perlu dirayakan. Namun, seperti yang kita ketahui bersama, perayaan tanpa tamu tidak ada artinya. Untuk memotivasi masyarakat agar benar-benar menghadiri acara kemeriahan tersebut, diperlukan adanya undangan. Jika Anda memiliki kerabat dan teman dekat, biasanya tidak menjadi masalah untuk mengajak mereka menghadiri perayaan tersebut. Namun, ketika berkenalan, segalanya terlihat sedikit berbeda. Dan jika gedung tersebut tidak hanya dibangun secara pribadi, namun berfungsi sebagai gedung baru atau perluasan perusahaan, Anda akan segera menghadapi tantangan baru dalam menjangkau mitra bisnis, pelanggan, dan, yang tak kalah pentingnya, masyarakat dengan undangan yang berfungsi. Dalam kedua kasus tersebut, poin-poin berikut harus diperjelas:
- Waktu orang terbatas
- Kamu mempunyai banyak tuntutan hari ini dan sering kali merasa senang karena tidak punya janji
- Semakin banyak orang mengharapkan sesuatu yang istimewa, misalnya menerima undangan
- Orang harus selalu disapa secara emosional dan bukan hanya secara rasional
- Semakin bersifat individual dan personal sebuah undangan, semakin efektif
- Undangan pasti bikin penasaran dan ingin menghadiri acaranya
- Juga harus sesingkat mungkin
- Selain teks, desain yang menarik juga berperan
Orang-orang saat ini memiliki kemungkinan yang tidak terbatas. Mereka bebas memutuskan bagaimana mereka ingin menghabiskan waktu luang mereka yang terbatas. Oleh karena itu, teks undangan untuk upacara topping-out harus semaksimal mungkin memotivasi - dan harus ada hubungannya dengan bangunan yang bersangkutan dan dengan klien. Tentunya Anda juga memerlukan informasi yang sangat spesifik, seperti tanggal, lokasi, dan dimulainya perayaan.
Sadar-faktual versus emosional-pribadi
Pada dasarnya ada dua cara untuk menulis teks undangan untuk upacara topping-out - baik yang bersifat faktual, yaitu fokus pada informasi penting, atau emosional-pribadi, tanpa melewatkan informasi yang diperlukan. Pengalaman menunjukkan bahwa pendekatan kedua lebih efektif. Mari kita lihat dua contoh:
- “Kami dengan hangat mengundang Anda ke upacara topping-out rumah baru kami pada XX. XX. XXX pukul XX. XX sore di Jalan XXXXXX.”
- “Hore, sudah selesai! Cangkang rumah baru kita sudah selesai dan kita bisa merayakan upacara topping-out. Bagi kami, ini adalah momen yang sangat spesial yang pasti ingin kami bagikan kepada Anda. Oleh karena itu kami dengan hormat mengundang Anda ke upacara topping-out pada XX. XX. XXX pukul XX. XX sore di Jalan XXXXXX."
Kedua varian menyampaikan undangan dan berisi semua informasi yang Anda butuhkan. Namun, varian kedua melibatkan banyak emosi. Hal ini juga menggarisbawahi betapa pentingnya bagi pemilik gedung agar calon tamu dapat mengambil bagian dalam acara tersebut. Saya yakin ini akan menarik lebih banyak tamu daripada pilihan pertama - hanya karena orang ingin disapa secara emosional dan pribadi. Kini orang dapat menolak bahwa hal ini dapat dilakukan secara pribadi, namun hal ini tidak akan terjadi ketika sebuah perusahaan sedang merayakan upacara penutupan perusahaan tersebut. Yang terjadi justru sebaliknya, sapaan emosional juga bisa disampaikan di sini, meski harus diukur dengan baik.
Contoh
“Cangkang gedung administrasi baru kita telah selesai. Kami akan segera dapat menawarkan suasana modern dan menyenangkan kepada karyawan, mitra bisnis, dan pelanggan kami. Ini merupakan langkah penting bagi perusahaan kami untuk terus sukses di masa depan. Oleh karena itu kami ingin mengundang Anda ke upacara topping-out pada XX. XX. XXX pukul XX. XX sore di Jalan XXXXXX."
Emosi juga berperan dalam teks ini, tanpa membuatnya berubah menjadi kegembiraan. Pada saat yang sama, pentingnya gedung baru digarisbawahi.
Tekan undangan
Sebuah perusahaan atau perusahaan pasti harus mengundang pers ke upacara topping-out yang akan datang. Lagipula, laporan surat kabar, misalnya, bisa berupa iklan gratis atau setidaknya PR yang bagus. Agar undangan diperhatikan, teks undangan harus berisi informasi tambahan dalam bentuk terkompresi yang dapat digunakan oleh editor. Hal ini mencakup, misalnya, informasi tentang berapa banyak investasi yang dilakukan pada gedung baru atau berapa banyak orang yang akan bekerja di sana di masa depan. Jika ia memiliki fitur khusus, sebaiknya Anda menyebutkannya juga. Yang terakhir, beberapa informasi latar belakang tentang perusahaan itu penting.
Puisi
Puisi sangat populer dalam hal undangan upacara topping-out. Anda dapat menemukannya dalam jumlah besar di Internet. Puisi tentu berhasil jika memiliki semangat tertentu dan idealnya juga mengandung sentuhan humor. Namun, penggunaannya hanya boleh dilakukan secara pribadi. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan puisi yang sudah jadi, Anda pasti harus menambahkan sentuhan pribadi padanya. Pada akhirnya, semuanya tergantung pada individualitas dan emosi.
